Začuđujuće je koliko je rasprostranjena zabluda da fluktuacija radne snage ne košta ništa, jer vodeći se računicom da će i novi zaposleni raditi za istu platu za koju je radio i prethodni zaključujemo da su naši troškovi ostali nepromenjeni.

Da li je baš tako

Ono što se često previdi je vreme koje je potrebno da bi se našla zamena. U periodu traženja zamene poslovi koje je obavljao odlazeći zaposleni verovatno su u zastoju, a i kada ih novi zaposleni preuzme potrebno je da prođe izvesno vreme do pojave prvih poslovnih razultata. Zbog zastoja je primetan pad u kvalitetu usluga, a onda se otvara pitanje šta za sve to vreme rade klijenti, jesu li nam i dalje lojalni ili prelaze kod konkurencije?!

Skriveni troškovi

Skrivenih troškova može da bude na pretek, ali navešćemo samo one koji se najčešće spominju. One koji odlaze, kao i one koji dolaze potrebno je odjaviti, odnosno prijaviti, napraviti rešenje o raskidu radnog odnosa, odnosno potpisati ugovor o radu i slično, a to su troškovi administriranja. Takođe, s onima koji odlaze svojom voljom potrebno je obaviti izlazni intervju. Onima drugima kojih bi želeli da se oslobodimo često je potrebno ponuditi i jednu do dve plate kako bi pristali da sporazumno napuste kompaniju. U periodu dok tražimo zamenu neko mora da preuzme poslove zaposlenog koji je otišao, pa će nekima možda biti potrebno plaćati i prekovremene sate. Upražnjenu poziciju je potrebno oglasiti, a to košta. Ukoliko u prvom oglašavanju ne dobijemo potreban odziv kandidata moraćemo da ponovimo oglašavanje ili da se oglasimo na više različitih mesta. Može da se desi da ni posle ponovljenog oglašavanja ne uspemo samostalno da zatvorimo poziciju zbog čega ćemo angažovati head hunting agenciju. Ako je zaposleni koji radi na poslovima regrutacije i selekcije zbog visoke fluktuacije pretrpan poslom moraćemo da mu dodelimo bonus. Ili u krajnjoj liniji da zaposlimo veći broj izvršilaca na tim poslovima. Ukoliko kompanija posluje u više različitih gradova regruteri će morati da putuju, pa tu treba računati i njihove putne troškove i dnevnice. Zatim, tu su i troškovi uvođenja novog zaposlenog u posao, odnosno njegove obuke. Menadžeri umesto da se bave nekim drugim poslovima moraju da se bave novim zaposlenima. Pri svemu tome treba uzeti u obzir i vreme izgubljene produktivnosti, a to je vreme koje teče od momenta kada nam zaposleni saopšti da napušta kompaniju pa sve do dolaska novog zaposlenog, odnosno njegove pune produktivnosti. Prema nekim studijama novi zaposleni postiže punu produktivnost tek nakon 12 nedelja. Prosečno vreme potrebno da bi se neka pozicija zatvorila varira u zavisnosti od pozicije ili sposobnosti regrutera od 3 nedelje pa sve do 3 meseca. U nekim slučajevima prosečno vreme potrebno da bi se pozicija zatvorila je deo formule izračunavanja troškova fluktuacije.

Računica

Fluktuacija može da se prati na nivou cele firme, kao i za pojedinačne pozicije. Izračunava se tako što se broj zaposlenih koji su otišli i kojima je bilo potrebno pronaći zamenu u prethodnoj godini podeli sa prosečnim brojem zaposlenih na prošlogodišnjem platnom spisku, a dobijeni razultat se pomnoži sa sto. Kada znamo kolika je fluktuacije potrebno je izračunati i koliko nas košta. Jedan od relativno jednostavnih načina, ali ne i jedini, kako da se izračunaju troškovi fluktuacije je da se broj onih koji su napustili firmu i kojima je bilo potrebno pronaći zamenu pomnoži sa njihovom prosečnom zaradom koju su primili u prethodnoj godini pomnoženo sa određenim koeficijentom. Koliki koeficijent ćemo odrediti zavisi od različitih studija i taj koeficijent se obično kreće od 1,5 do 2,5 (prema podacima the Society of Human Resource Professionals- SHRM). Načelno, što se radi o većoj zaradi i koeficijent je viši. Veća zarada ukazuje na to da se radi o važnijoj poziciji koja ima veći uticaj na uspešnost kompanije, pa su i troškovi izgubljene produktivnosti viši naročito uzevši u obzir i činjenicu da se zamena teže pronalazi. Koeficijentom bi trebalo da se obuhvate svi skriveni troškovi koji mogu da se podvedu pod trošak fluktuacije, a kompanije bi same trebale, na osnovu interno prikupljenih podataka, da dođu do svog koeficijenta i da imaju različite koeficijente za različite pozicije.

Baza podataka preduslov

Polazna pretpostavka ili preduslov za izvođenje bilo koje računice je da imamo evidenciju potrebnih podataka. Ukoliko smo došli u kompaniju u kojoj je takva vrsta evidencije izostala, onda je krajnje vreme da je uspostavimo. Počećemo prikupljajući potrebne informacije, zatim ćemo osmisliti kako da ih organizujemo da bismo mogli da pravimo smislene analize i da izračunavamo povraćaj investiranja u ljudske resurse. Prve analize ćemo moći da pravimo tek sledeće godine kada se kompletiraju svi potrebni podaci za prethodnu godinu. Analize se rade iz godine u godinu tako da je na kraju moguće pratiti i uočavati trendove na nivou većeg emenskog razdoblja.

Formula

Zainteresovani mogu da pročitaju i autorski tekst na datu temu sa priloženim formulama u junskom broju GM časopisa. Registrovani korisnici portala mogu da preuzmu Excel tabelu za izračunavanje fluktuacije, troškova fluktuacije kao i povraćaja investicije koja ima za cilj smanjenje fluktuacije u okviru kategorije Zadovoljstvo zaposlenih, odnosno potkategorije pod nazivom Fluktuacija.

KLJUČNE REČI: Employment Turnover Rates, Calculating Turnover Rates, Turnover Costs, Reduction in Employee Turnover, ROI from Reducing Turnover